Законченные делопроизводством дела постоянного, длительного срока хранения и по личному составу подлежат передаче в архив учреждения здравоохранения. А документы временного срока хранения хранятся по месту их формирования в делах структурных подразделений этого учреждения и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Согласно приказу Главного архивного управления при КМУ от 20.07.1998 г. № 41, запрещается уничтожать документы без предварительного проведения экспертизы их ценности.
Экспертизу ценности документов, их отбор для дальнейшего хранения осуществляют экспертные комиссии (ЭК) этих учреждений, действующие в соответствии с положениями о них, разработанными на основании Типового положения об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации, утвержденного приказом Государственного комитета архивов Украины от 17.12.2007 г. № 183, или Примерного положения об экспертной комиссии объединения граждан, религиозной организации, а также предприятия, учреждения и организации, основанной на частной форме собственности, утвержденного приказом Государственного комитета архивов Украины от 06.05.2008 г. № 83.
Задачей ЭК является организация и проведение экспертизы ценности документов, находящихся в делопроизводстве учреждения здравоохранения.
Отбор документов, сроки хранения которых истекли, и составление акта об их изъятии для уничтожения осуществляются после сведения описей дел учреждения здравоохранения за соответствующий период. Сводные описи и акт рассматриваются ЭК учреждения здравоохранения одновременно. Одобренные ЭК учреждения описи дел, акты об изъятии для уничтожения документов вместе представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комисси (ЭПК) соответствующего государственного архива. Одобренные ЭПК описи дел постоянного хранения, а также согласованные ею описи дел по личному составу и акты об изъятии для уничтожения документов утверждаются руководителем организации, после чего организация — фондообразователь имеет право уничтожать документы.
Учреждения здравоохранения, в деятельности которых не создаются документы Национального архивного фонда, составляют акты об изъятии для уничтожения документов после подготовки описей дел длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Акты одновременно с описями дел подаются на рассмотрение ЭК учреждения, после чего одобренные акты об изъятии для уничтожения вместе с описями дел по личному составу подаются на согласование ЭПК (ЭК) архивного учреждения, архивного отдела городского совета. Уничтожение документов производится после утверждения акта руководителем учреждения здравоохранения, если практическая необходимость в них отпала и срок их хранения в соответствии с перечнем, утвержденным приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.1998 г. № 41, истек.
Дела, отобранные для уничтожения, передаются организациям по заготовке вторичного сырья согласно накладным, в которых указывается вес бумажной макулатуры, переданной для переработки. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах об изъятии документов для уничтожения. Эти акты помещаются в дело архивного фонда организации и хранятся в архиве организации.
Уничтожение документов без одобрения описей дел постоянного хранения ЭПК государственного архива (для организаций — источников формирования Национального архивного фонда), а также нарушение установленных перечнем сроков хранения документов является незаконным и предвидит ответственность согласно действующему законодательству Украины.
Пресс-служба «Украинского медицинского журнала»
